Con la implementación de VeriFactu en el horizonte, la pregunta principal en la mente de muchos autónomos, freelancers y pymes en España es: ¿Qué es VeriFactu exactamente? Esta guía completa para 2025 desglosa cómo funciona y el impacto que tendrá en tu facturación diaria.

¿Qué es exactamente VeriFactu y por qué lo implementa la AEAT?

VeriFactu es el nuevo Sistema de Emisión de Facturas Verificables impulsado por la Agencia Tributaria española (AEAT) en el marco de la Ley Antifraude 11/2021. Su objetivo principal es luchar contra el fraude fiscal y fomentar la digitalización y automatización de la facturación de empresas y profesionales. En esencia, VeriFactu obliga a que quienes emiten facturas mediante sistemas informáticos utilicen software de facturación certificado que garantice la integridad, trazabilidad y autenticidad de cada factura emitida.

La implementación de VeriFactu responde a un problema histórico: en España se han detectado casos de software de facturación de “doble uso” que permitía llevar contabilidades paralelas o borrar ventas para evadir impuestos. La Ley 11/2021 prohibió estos programas y estableció sanciones de hasta 50.000 € por la tenencia y uso de este tipo de software. VeriFactu busca asegurar que toda factura quede registrada de forma inviolable, dificultando la ocultación de ingresos y reduciendo la economía sumergida.

Ventajas y beneficios de implementar VeriFactu

• Simplificación de la Verificación: Facilita la comprobación de la autenticidad de las facturas, tanto para los receptores como para la AEAT, especialmente mediante el uso del código QR.
• Agilización de Trámites: Puede simplificar ciertas gestiones con la Agencia Tributaria, especialmente si se opta por el envío directo de los registros.
• Fomento de la Digitalización: Impulsa la modernización y digitalización de los procesos de facturación en las empresas y entre los autónomos.
• Transparencia: Aumenta la transparencia en las relaciones comerciales y con Hacienda.

¿Cómo funciona el Sistema VeriFactu Paso a Paso?

VeriFactu establece requisitos técnicos y operativos para los programas de facturación (SIF: Sistemas Informáticos de Facturación). Las características clave que estos sistemas deben cumplir incluyen:

• Generación de registros seguros e inalterables: El software debe generar un registro electrónico por cada factura (y también por cualquier anulación o rectificación) con un formato estándar y datos obligatorios. Este registro incluye información de seguridad como la fecha y hora exacta de emisión y una huella digital o «hash» del contenido, encadenándose con el registro de la factura anterior para formar una secuencia inalterable que impide su manipulación o borrado.
• Código QR Obligatorio en las Facturas: Sí, cada factura emitida bajo VeriFactu (sea factura completa o simplificada) debe incorporar un código QR generado por el programa. Este QR contendrá datos básicos de la factura. Si el sistema está acogido a la modalidad de envío de datos a Hacienda (VeriFactu propiamente dicho), el QR podrá llevar una leyenda como “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”. Este QR permite al destinatario o a la AEAT escanear y verificar ciertos datos de la factura, facilitando la detección de irregularidades y aumentando la transparencia.

• Modalidades de cumplimiento: ¿Enviar Facturas en Tiempo Real a la AEAT o Conservación Local? La normativa ofrece dos opciones principales para el cumplimiento por parte del contribuyente una vez que usa un SIF adaptado.
  1. Modalidad VeriFactu (envío inmediato opcional): Consiste en que el software envíe cada registro de factura a la Agencia Tributaria de forma automática y segura al momento de su generación (o en un plazo muy breve). Esta opción, aunque voluntaria para el contribuyente, es recomendada por la Administración para garantizar la integridad y transparencia. Con esta opción, el contribuyente puede tener ciertas simplificaciones en cuanto a la conservación de los registros y otras medidas de seguridad.
  2. Modalidad No-VeriFactu (conservación en el sistema): El contribuyente puede optar por no enviar automáticamente los registros de facturación a la AEAT. En este caso, su software deberá igualmente generar los registros de facturación con todos los requisitos de seguridad (firma digital, encadenamiento, registro de eventos detallado) y conservarlos internamente de forma íntegra e inalterable. Estos registros deberán poder exportarse y entregarse a la AEAT de forma inmediata si son requeridos, por ejemplo, en una inspección. Con esta opción, los clientes no podrán verificar las facturas online directamente en la sede de la AEAT a través del QR como en la modalidad VeriFactu.
• Exportabilidad y Formatos Estándar: Todos los programas SIF deben poder exportar los registros de facturas en un formato XML estándar según la estructura definida por la AEAT (detallada en la Orden Ministerial que desarrolla el RD 1007/2023).

Importante: VeriFactu no cambia qué operaciones se deben facturar ni los datos obligatorios de una factura, sino cómo se deben generar, registrar y conservar los registros de esas facturas cuando se utilizan sistemas informáticos.

¿Quiénes están obligados a utilizar Sistemas VeriFactu?

La obligación de VeriFactu tiene dos vertientes principales:

1. Para los Desarrolladores y Comercializadores de Software de Facturación: Están obligados a que sus sistemas informáticos de facturación cumplan con los requisitos técnicos del reglamento VeriFactu (RD 1007/2023 y su Orden Ministerial de desarrollo). Deberán comercializar o actualizar software que cumpla con VeriFactu según los requerimientos normativos.
2. Para los Usuarios Finales (empresas y autónomos): Los empresarios y profesionales que utilicen sistemas informáticos para expedir sus facturas (incluyendo sociedades mercantiles, personas físicas/autónomos, y demás profesionales) deberán asegurarse de que dichos sistemas cumplen con los requisitos de VeriFactu una vez la normativa sea de plena aplicación para ellos.

¿Qué pasa con el SII y TicketBAI ante VeriFactu? ¿Estoy exento?

No todos los contribuyentes se rigen por VeriFactu de la misma manera.

• Empresas en el SII (Suministro Inmediato de Información del IVA): Están excluidas de la obligación de VeriFactu, ya que el SII ya cumple con un reporte inmediato y detallado de los registros de facturas a la AEAT. Seguirán operando con el SII como hasta ahora.
• Contribuyentes en Haciendas Forales (País Vasco y Navarra): No se les aplica VeriFactu directamente. Estas regiones tienen sus propios sistemas de control de facturación y lucha contra el fraude (TicketBAI en el País Vasco y Batuz en Navarra) con normativas específicas que deben cumplir.

¿Es VeriFactu lo mismo que la factura electrónica B2B obligatoria?

Es fundamental no confundir estos dos sistemas, aunque se complementen y ambos busquen la digitalización:

• VeriFactu (Reglamento SIF): Se centra en el control fiscal y la lucha contra el fraude en el IVA. Aplica a los sistemas informáticos con los que se emiten las facturas (sean estas finalmente en papel o electrónicas) para asegurar la integridad, inalterabilidad y posible reporte de sus registros a la AEAT. Su objetivo principal es la lucha contra el software de doble uso y la economía sumergida.
• Factura Electrónica B2B Obligatoria (Ley «Crea y Crece» – Ley 18/2022): Busca que todas las operaciones entre empresas y autónomos (B2B) se realicen obligatoriamente mediante factura en un formato electrónico estructurado (como Facturae). Su objetivo es principalmente mercantil: reducir la morosidad en las operaciones comerciales, mejorar la eficiencia, la trazabilidad de pagos y fomentar la digitalización comercial. Su implementación completa se espera progresivamente.

Ambas normativas coexistirán y se complementarán. Un sistema VeriFactu podrá emitir facturas electrónicas B2B, y las facturas electrónicas B2B emitidas por un SIF deberán cumplir con los requisitos de VeriFactu.

VeriFactu es una transformación digital clave en la fiscalidad española. Conocer su funcionamiento es esencial para una transición sin sobresaltos. Planifica tu adaptación, consulta con tu proveedor de software y con profesionales si tienes dudas.

Preguntas Rápidas sobre VeriFactu (FAQ Básico):

• P: ¿Si facturo poco, también me afecta VeriFactu?
  Si utilizas cualquier sistema informático (ordenador, tablet, etc.), incluyendo el uso de programas como Excel o Word, si con ellos se expiden y conservan las facturas (según interpretaciones que pueda hacer la AEAT) para emitir facturas, deberás adaptarte. Si facturas completamente a mano (en papel, sin intervención de ningún dispositivo informático para su expedición y conservación), VeriFactu no aplicaría en ese supuesto, pero esta es una práctica cada vez menos común y recomendable. La AEAT tiene previsto ofrecer una aplicación gratuita para facilitar el cumplimiento.
• P: ¿El QR en la factura es para todos los que usen VeriFactu?
  Sí, si tu sistema de facturación está sujeto a los requisitos de VeriFactu, todas las facturas que emitas (tanto facturas completas como simplificadas) deberán incluir el código QR con la información requerida.

La información fiscal y legal está sujeta a cambios y actualizaciones constantes. Este artículo ofrece una guía basada en la normativa vigente a la fecha de su publicación (junio de 2025), pero es fundamental consultar siempre las fuentes oficiales (AEAT, BOE) y buscar asesoramiento profesional de un gestor o asesor fiscal para tu caso particular antes de tomar decisiones.

Consulta con tu asesor o proveedor de software para asegurar una transición sin problemas a VeriFactu.